Règlement intérieur de l'évènement

Préambule

Ce document fait partie intégrante du processus d'inscription des participants à l'événement RIF 2024. Il est donc nécessaire et obligatoire de prendre connaissance de ce dernier et d'approuver celui-ci en envoyant une candidature d'inscription. Il présente un cadre formel pour l'événement et rappelle les obligations de l'organisateur ainsi que du participant.

Article 0.1 - Structure organisatrice

L'évènement est organisé par L'AEDI, association loi 1901, située à l'INSA de Lyon Département Informatique - Bâtiment 501/Ada Lovelace - 20 Avenue Albert Einstein - 69621 Villeurbanne Cedex, registrée au répertoire SIRENE sous l'identifiant 450 214 721, représentée par M. Florian LE VASSEUR en qualité de président. L'organe dirigeant (présidence, trésorerie et secrétariat général) est joignable à l'adresse mail suivante : mail bureau@aedi-insa-lyon.fr .

Article 0.2 - Equipe organisatrice

L'équipe en charge de l'organisation de l'événement est le pôle entreprise de l'AEDI. Il est représenté par M. Saad ELGHISSASSI, Mme Eléonore DUGAST, Mme Noémie VARJABEDIAN et Mme Anta GUEYE. Cette équipe est le contact à privilégier pour les questions se rapportant à l'événement RIF 2024. Elle est joignable via l'adresse mail suivante : mail entreprise@aedi-insa-lyon.fr ou via le site dédié à l'évènement : language aedi-insa-lyon.fr/rif .

Article 0.3 - Moyens mis en oeuvre pour l'évènement

L'AEDI s'engage à mener à bien l'organisation de l'évènement RIF 2024 conformément aux règles de l'art et de la meilleure manière. A cet effet, elle mobilisera les moyens nécessaires à la réalisation de la mission autant en amont que le jour même de la manifestation.

Article 1 - Date, lieu et durée de l'évènement

La date prévue pour l'événement RIF 2024 a été fixée par l'AEDI au jeudi 14 Novembre 2024. Les horaires d'ouverture sont compris entre 09h et 17h à la date indiquée. L'évènement se déroulera au sein du Département Informatique de l'INSA de Lyon : Bâtiment 502/Ada Lovelace - 20 Avenue Albert Einstein, Campus LyonTech de la Doua.

Article 2 - Contrôle et Acceptation des Adhésions

Les demandes d'inscriptions à l'événement sont reçues sous réserve d'examen par l'AEDI. Les places étant, en effet, en nombre limité, l'AEDI se réserve un droit de refus de l'inscription et notifiera une confirmation ou infirmation d'inscription au plus tard deux mois avant le début des RIF (soit avant le 30 Octobre 2024) à la structure ayant sollicité cette dernière.

Article 3 - Paiement

Le montant de la participation sera indiqué sur le devis réalisé par l'AEDI pour l'entreprise participante. Il sera dû à compter de la réception de la facture envoyée par l'AEDI, cette facture faisant suite à l'accord des deux parties. Les modalités et échéances de paiement seront rappelées sur la facture.

Article 4 - Services compris et non compris dans le paiement

Les frais suivants engagés par l'AEDI : repas (dans la limite de trois personnes incluses pour l'entreprise participante) et les frais annexes de dactylographie, reprographie, etc., nécessaires à l'exécution de la prestation sont compris dans la facturation.
Dès la quatrième personne présente pour le repas, chaque personne sera facturée 30€ en sus à l'entreprise participante sur relevé de dépenses.
Les frais suivants engagés par l'entreprise participante : déplacements, hébergements ne sont pas compris dans les prestations assurées et sont à la charge de l'entreprise participante.

Article 5.0 - Désistement de l'entreprise participante

En cas de désistement pour une cause quelconque (cause non évoquée dans l'article 5.1), les sommes dues à l'AEDI, à titre d'indemnité, même dans le cas où la place aurait été réattribuée, sont résumées ci-après, et seront aussi rappelées sur le devis et la facture fournie à l'entreprise participante :
- Si l'AEDI est informée du désistement plus de 7 jours ouvrés avant le 14 Novembre 2024 non-inclus : annulation complète des sommes dues à l'AEDI.
- Si l'AEDI est informée du désistement moins de 7 jours ouvrés avant le 14 Novembre 2024 non-inclus : 50% du montant devra être versé à l'AEDI.

Article 5.1 - Force Majeure

Le présent article défini les cas d'exceptions à l'article 5.0 et se place en remplacement de ce dernier si une des clauses suivantes est rencontrée :
On entend par force majeure des événements à la fois imprévisibles, irrésistibles et extérieurs. Pourront éventuellement être considérés comme cas de force majeure des événements de guerre déclarés ou non déclarés, de grève générale de travail, de maladies épidémiques, de mise en quarantaine, d'incendie, de crues exceptionnelles, d'accidents ou d'autres événements indépendants de la volonté des deux parties. Aucune des deux parties ne sera tenue responsable de l'annulation constatée en raison des événements de force majeure.
En cas de force majeure, constatée par l'une des parties, celle-ci doit en informer l'autre partie dans les meilleurs délais par écrit (par courriel ou lettre). L'autre partie disposera de dix jours ouvrés pour la constater.

Article 6 - Collaboration

L'entreprise participante tiendra à la disposition de l'AEDI toutes les informations pouvant contribuer à sa participation et à l'organisation de l'évènement RIF 2024. A cette fin, l'entreprise participante désigne un interlocuteur privilégié, pour assurer le dialogue dans les diverses étapes de la mission contractée.
Une fiche d'inscription sera transmise dans les plus brefs délais à l'entreprise participante contenant des informations pratiques à renseigner par cette dernière pour l'organisation de l'événement comme le nombre de personnes présentes au repas, le nombre de prises courant fort et courant faible nécessaires, le matériel apporté par l'entreprise participante ou toute autre information jugée utile par l'AEDI pour l'organisation de l'événement. Le traitement des données décrites ci-dessus est décrit dans les articles 8 et 9 du présent règlement.

Article 7 - Responsabilité de la structure organisatrice

La responsabilité de l'AEDI n'est pas engagée dans la mesure où le préjudice que subirait l'entreprise participante n'est pas causé par une faute intentionnelle ou lourde de l'AEDI au travers de ses membres.

Article 8 - Obligation de confidentialité et Protection des Données par l'AEDI

L'AEDI considérera comme strictement confidentiel, et s'interdit de divulguer, toute information, document, donnée ou concept, dont il pourra avoir connaissance à l'occasion de la présente inscription. Pour l'application du présent article, l'AEDI répond de ses membres comme d'elle-même. L'AEDI, toutefois, ne saurait être tenue pour responsable d'aucune divulgation si les éléments divulgués étaient dans le domaine public à la date de la divulgation, ou s'il en avait déjà connaissance antérieurement à la date d'inscription de l'entreprise participante, ou s'il les obtenait de tiers par des moyens légitimes.

L'organisme responsable du traitement des données d'inscription est l'AEDI, le responsable du traitement des données est l'organe dirigeant de l'association dont les coordonnées sont rappelées à l'article 0. Les données collectées dans le cadre de l'inscription de l'entreprise participante ne serviront qu'à l'inscription et à la communication entre les parties dans un but organisationnel. Ces données seront utilisées uniquement par des membres de l'AEDI ayant été désignés pour l'organisation de l'évènement. Ces données seront conservées de manière sécurisée 365 jours après la date de l'évènement puis effacées des registres de l'AEDI. Les parties concernées pourront demander à l'AEDI la suppression de leurs données par voie électronique ou voie postale. L'autorisation légale du traitement des données par l'AEDI est acquise par consentement de l'entreprise participante au présent règlement. Tout litige pourra faire l'objet d'une réclamation auprès de la CNIL.

Article 9 - Obligation de confidentialité et Protection des Données par l'entreprise participante

L'AEDI afin de protéger ses membres, impose à l'entreprise participante, d'adopter une politique conforme aux réglementations en vigueur (notamment la RGPD) concernant le traitement des données personnelles concernant ses membres qui seront en contact avec l'entreprise participante. Tout litige pourra faire l'objet d'une réclamation auprès de la CNIL.

Article 10 - Droit à l'image des participants

L'entreprise participante s'engage à respecter les droits des participants (notamment le droit à l'image) lorsqu'elle procède à un enregistrement visuel et/ou sonore pendant l'évènement (photographies, vidéos, …).

Article 11 - Objets interdits

L'accès à l'évènement n'est pas autorisé pour toute personne porteuse :
- D'armes et munitions de toute catégorie, bombes lacrymogènes, couteaux et objets tranchants
- Substances explosives, inflammables ou volatiles
- Boissons alcoolisées ou substances illicites

Article 12 - Sécurité, vols et détérioration d'effets personnels

Bien que l'AEDI mette de nombreux moyens de sécurité exceptionnels en place pendant l'événement, il est vivement recommandé aux participants de veiller sur leurs affaires personnelles. L'association décline toute responsabilité en cas de vol, détérioration ou perte des effets personnels que les participants pourraient subir. Les participants ont, seuls, qualité pour déposer plainte auprès des infrastructures compétentes. Les moyens mis en place, seront notamment le contrôle des accès aux points d'entrées dans le bâtiment, des veilles dans le bâtiment pendant la durée de l'évènement par l'équipe organisatrice, ainsi que la fermeture à clé des locaux pendant les périodes de repas. L'AEDI se réserve le droit de refus d'accès à l'événement RIF 2024 d'un participant qui ne peut pas prouver son lien avec l'événement par un moyen quelconque.

Article 13 - Objets trouvés

Tout objet trouvé doit être remis à un membre de l'équipe organisatrice, qui le déposera au local fermé de l'association, avant sa transmission au service central des objets trouvés de la Préfecture de Police, si cet objet n'est pas réclamé par son propriétaire ou si le propriétaire n'a pas pu être explicitement identifié dans les plus brefs délais.

Article 14 - Réclamations et Suggestions

Les suggestions ou réclamations concernant le fonctionnement de l'événement peuvent être faites en laissant un message à l'équipe organisatrice, ou en écrivant à l'AEDI. Un cahier de doléances sera aussi à la disposition des participants.

Article 15 - Sanctions

Toute infraction au présent règlement expose le contrevenant à l'exclusion de l'événement et, le cas échéant, à des poursuites judiciaires. Toute tentative ou réalisation de vol, destruction, dégradation ou détérioration d'un objet mobilier ou immobilier est passible de sanction pénale. De manière générale, l'AEDI ou l'INSA de Lyon peut faire procéder à l'évacuation de toute personne troublant l'ordre de l'événement.